In een serie van vijf blogs nemen we je mee door het hele traject van werkvoorbereiding tot uitvoering. In deze tweede blog: hoe goed ken je je bezit?
Onderhoud
Elke vastgoedeigenaar/beheerder, groot of klein komt in aanraking met onderhoud. Regelmatig blijken technische medewerkers te zijn wegbezuinigd of worden zij gedwongen om alleen ‘regie te voeren’. De regievoerder vraagt offertes aan voor onderhoud op basis van een prestatie-overeenkomst.
Verantwoordelijk voor kwaliteit
De gedachte is dat met een prestatie-overeenkomst de verantwoordelijkheid voor de kwaliteit en duurzaamheid voor langere tijd kan worden ondergebracht bij de opdrachtnemer. En daar is natuurlijk niets mis mee. De inschrijvers stellen een offerte op met plan van aanpak, planning en overige al dan niet gevraagde informatie.
Laagste inschrijver
Omdat de eigenaar onvoldoende kennis heeft van het project en niet kan overzien wat nodig is op basis van de huidige onderhoudsconditie, kan hij de offertes niet inhoudelijk beoordelen. De laagste inschrijver krijgt opdracht. De opdrachtnemer heeft in de offertefase onvoldoende geïnspecteerd en moet meer doen dan is geoffreerd. Dit is overigens niet zelden de verklaring voor de lage inschrijving.
Zes jaar frustratie en te lage eindkwaliteit
Het werk wordt uitgevoerd en opgeleverd. Maar dan beginnen de problemen. Kort na de oplevering ontstaat de eerste schade en er komen klachten binnen van bewoners/gebruikers. Er volgt een langdurige periode van belasting van de eigen organisatie en geruzie met de garantieverstrekker. De prestatieperiode wordt afgesloten met een veel lagere eindkwaliteit dan was overeengekomen. Er zijn alleen verliezers.
Hoe houd je de regie?
Bij de offertebeoordeling is het voor de regievoerder noodzakelijk dat een representatieve onderbouwing van het plan van aanpak bij de offerte is gevoegd. De onderbouwing dient transparant te zijn met een duidelijke steekproef, meetplaatslocaties en meetresultaten, zodat de beoordelaar de ‘vertaling’ naar het plan van aanpak kan volgen.
Moraal van het verhaal
Stel bij de uitvraag concrete eisen aan de onderbouwing van de offerte.
Nieuwsgierig?
Neem dan eens vrijblijvend contact met ons op. We denken graag met je mee over leveranciersselectie en -management.
Elwin Buikema, Verf Advies Centrum
Tot slot
In onze blogs roeren we allerlei onderwerpen aan waar je bij onderhoud en beheer van vastgoed tegenaan loopt. Wat is jouw grootste ergernis of probleem op onderhoudsgebied? Mail het ons en wie weet geven we in een volgende blog antwoord.
