In een serie van 5 blogs nemen we je mee door het hele traject van werkvoorbereiding tot uitvoering. In deze derde editie: krijg je nog wel een goede prijs voor onderhoud? En hoe vergroot je de kans op goede offertes?
Goed gevulde orderportefeuille
De meeste onderhoudsbedrijven hebben het al lange tijd erg druk. Het Coronavirus heeft hierin geen noemenswaardige verandering gebracht. Veel van deze bedrijven werken met vaste opdrachtgevers. Ze worden betrokken bij de werkvoorbereiding in de vorm van prioriteren, inventariseren, inspecteren en opstellen van plannen van aanpak. Deze betrokkenheid levert de bedrijven een duurzame relatie op met de opdrachtgevers. Er wordt vaak 1:1 gewerkt en de onderhoudsbedrijven hebben de agenda’s voor een groot deel van het komende onderhoudsjaar volgepland.
Geen concurrerende offertes
De noodzaak voor deze bedrijven om werk binnen te halen middels meervoudige aanbestedingen is dan natuurlijk minder groot (de kans op een opdracht is vaak maar 33% of minder). Wij merken dat onder andere door bedrijven die vlak voor de inschrijfdatum afberichten of niets indienen. Ook worden soms veel te hoge offertes ingediend, vermoedelijk met de gedachte ‘liever geen opdracht’.
Slecht geïnformeerde onderaannemers
Hoewel de laagste inschrijving boven het marktniveau blijkt te liggen, wordt toch maar besloten om opdracht te geven in verband met tijdsdruk bij de opdrachtgever. Maar de agenda van de opdrachtnemer was reeds volgepland…..
Om toch tot uitvoering te komen besteedt de opdrachtnemer het werk grotendeels uit aan onderaannemers. Dat is niet op voorhand verkeerd maar onze ervaring is, dat onderaannemers vaak onvoldoende worden geïnformeerd, gecoördineerd en gecontroleerd, met alle risico’s van dien.
Hoe vergroot je de kans op goede offertes?
- Haast kost geld, dus zorg voor een tijdige offerteaanvraag. Bij voorkeur in het jaar voorafgaand aan het uitvoeringsjaar.
- Neem contact op met beslissingsbevoegde personen van geselecteerde bedrijven. Verstrek globale informatie over het werk en de planning en vraag of zij interesse hebben.
- Verzend een offerteaanvraag aan drie inschrijvers.
- Verstrek zo veel mogelijk relevante informatie. Denk onder andere aan:
— een toelichting in het werk (aanwijzing);
— een inventarisatie van hoeveelheden;
— specifieke wensen, zoals kleurwijzigingen of verbeteringen;
— de mogelijkheden voor parkeren, stroomvoorziening en schaftruimte;
— informatie over de onderhoudsconditie;
— een contactpersoon waaraan vragen kunnen worden gesteld.
— duidelijke en relevante specificaties, waaraan de offerte en het werk dienen te voldoen.
Dergelijke informatie scheelt de inschrijvers veel werk waardoor de bereidheid om in te schrijven toeneemt. Doordat inschrijvers uitgaan van dezelfde basisinformatie en offertespecificaties, kunnen offertes bovendien beter onderling worden vergeleken.
Nieuwsgierig?
Neem dan eens vrijblijvend contact met ons op. We denken graag met je mee over leveranciersselectie en -management.
Elwin Buikema, Verf Advies Centrum
Tot slot
In onze blogs roeren we allerlei onderwerpen aan waar je bij onderhoud en beheer van vastgoed tegenaan loopt. Wat is jouw grootste ergernis of probleem op onderhoudsgebied? Mail het ons en wie weet geven we in een volgende blog antwoord.
