Je beheert het onderhoud van een appartementencomplex namens een VvE. Er ligt een meerjarenonderhoudsplan, het reservefonds wordt netjes aangevuld en op papier ziet alles er gezond uit. Tot het moment dat je gaat aanbesteden en de offertes fors hoger uitvallen dan begroot. Herkenbaar? In deze blog vertelt Elwin Buikema, vestigingsmanager van het Verf Advies Centrum, waarom technische onderhoudsplannen en financiële werkelijkheid steeds verder uit elkaar lopen, en wat je daar als projectleider of beheerder aan kunt doen.
De kloof tussen plan en praktijk
Bij veel VvE's wordt het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) behandeld als financiële zekerheid. Het plan beschrijft welk onderhoud wanneer nodig is, en op basis daarvan wordt het reservefonds gevuld. Maar een MJOP is in de eerste plaats een technisch document. Het zegt iets over de staat van het gebouw en de verwachte onderhoudsmomenten. Niet over wat dat onderhoud op het moment van uitvoering daadwerkelijk kost.
Dat onderscheid is in de praktijk groot. Uit onderzoek van Matrixian Group bleek in 2023 dat minder dan de helft van de Nederlandse VvE's voldeed aan de wettelijke spaarnorm van 0,5 procent van de herbouwwaarde. Sindsdien zijn loon-, materiaal- en energiekosten verder gestegen. Een project dat vijf jaar geleden op drie ton werd begroot, komt vandaag al snel richting het dubbele. Het reservefonds lijkt op papier toereikend, maar bij aanbesteding blijkt het tekort.
Uitstel leidt tot hogere kosten
Als het budget niet aansluit op de werkelijkheid, wordt onderhoud uitgesteld. Dat is een begrijpelijke maar riskante keuze. Gevelonderhoud dat twee jaar wordt doorgeschoven, leidt tot verdere degradatie van het verfsysteem. Voegen die niet tijdig worden hersteld, laten vocht door. Houtrot die je nu met een reparatie oplost, vraagt straks om volledige vervanging.
Bij het Verf Advies Centrum zien we deze patronen regelmatig. Een VvE die het schilderwerk twee cycli uitstelt, betaalt uiteindelijk meer dan wanneer het onderhoud op tijd was uitgevoerd. Niet alleen omdat de schade groter is, maar ook omdat er extra werkzaamheden nodig zijn die niet in het oorspronkelijke plan stonden.
Het risico is dat planmatig onderhoud verschuift naar wat je calamiteitenbeheer zou kunnen noemen: je repareert pas als het echt niet anders kan, in plaats van te onderhouden op het juiste moment.
Technisch plan en financiële werkelijkheid verbinden
Een goed MJOP begint met een betrouwbare nulmeting. Hoe is de actuele staat van de gevels, het houtwerk, het voegwerk, de betonconstructie? Pas als je dat weet, kun je een realistisch onderhoudsplan opstellen met een planning die technisch verantwoord is.
Maar daarmee ben je er niet. De financiële vertaling van dat plan, soms aangeduid als meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB), vraagt om actuele marktprijzen. Niet om kengetallen van vijf jaar geleden. Veel VvE's laten hun MJOP eenmalig opstellen en gebruiken het jarenlang zonder aanpassing. De technische conditie van het gebouw verandert in die tijd, en de kosten veranderen mee.
Wie het reservefonds wil laten aansluiten op de werkelijkheid, doet er goed aan om het MJOP regelmatig te laten herijken. Niet alleen technisch, maar ook financieel.
Wat kun je als projectleider of beheerder doen?
Je hoeft geen financieel specialist te zijn om de risico's te herkennen. Maar een paar stappen helpen om het gesprek binnen de VvE te voeren.
Laat de actuele staat van het gebouw onafhankelijk beoordelen. Een conditiemeting door een partij zonder commercieel belang geeft een objectief beeld van wat er nodig is. Toets de bedragen in het MJOP aan recente offertes of actuele marktprijzen. Bespreek met het VvE-bestuur wat er gebeurt als de werkelijke kosten hoger uitvallen dan begroot. En maak onderscheid tussen wat technisch noodzakelijk is en wat wenselijk is. Dat onderscheid helpt bij het stellen van prioriteiten als het budget beperkt is.
Bij het Verf Advies Centrum voeren we onafhankelijke inspecties uit en stellen we onderhoudsbegrotingen op die gebaseerd zijn op de daadwerkelijke staat van het vastgoed. Geen aannames, maar meetbare gegevens.
Meer weten?
Wil je weten of het onderhoudsplan van jouw VvE aansluit op de werkelijkheid? Het Verf Advies Centrum beoordeelt onafhankelijk de staat van gevels, houtwerk en verfsystemen. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Meld je aan voor onze maandelijkse blog of volg onze LinkedIn-pagina.
Elwin Buikema, Verf Advies Centrum
