In een serie van 5 blogs nemen we je mee door het hele traject van werkvoorbereiding tot uitvoering. Deel 5: hoe voorkom je teleurstelling bij de uitvoering?
Top 3
Teleurstelling wordt vaak veroorzaakt door niet gerealiseerde verwachtingen. Dat kan komen door een te lage kwaliteit maar ook door een te hoge verwachting. Wat de oorzaak ook is, teleurstelling staat vaak een vervolgopdracht in de weg, ook al gaat het over relatief kleine zaken. De top 3 van teleurstellingen tijdens de uitvoering bij opdrachtgevers:
- Lagere kwaliteit
- Hogere meerwerkfactuur
- Uitgestelde oplevering.
Het is voor alle betrokkenen van belang dat de prestaties en de verwachtingen goed op elkaar aansluiten. Hoe doe je dat?
Communicatie
- Bij de startbespreking en tijdens regelmatige overlegmomenten tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, kunnen afwijkingen worden gesignaleerd en kan tijdig worden bijgestuurd.
- Goede afspraken over de start en de looptijd van het werk geven duidelijkheid. Maak zo nodig aanvullende afspraken (beloning/sanctie).
- Leg duidelijk vast wat tot het werk behoort. Het klinkt wat vreemd maar regelmatig merken we dat dit bij partijen niet duidelijk is. Denk onder andere aan:
- sponningen en omkanten bij schilderwerk;
- al-dan-niet uitnemen van glas, ramen en deuren bij houtrotherstel en;
- schilderwerk binnen na deelvervangingen in kozijnen.
- Welke overlast is voor eigenaren/huurders acceptabel. Bij de keuze van materieel en apparatuur, maar bijvoorbeeld ook met betrekking tot de routing van het werk kan hiermee rekening worden gehouden.
Proefvlakken of proefwoning
Vaak worden in het bestek of de schriftelijke opdracht proefvlakken of een proefwoning voorgeschreven. Dit is een mooie gelegenheid om de werkzaamheden te visualiseren en te beoordelen. Na goedkeuring kan de proef als referentie dienen voor de overige werkzaamheden. Bij discussies kunnen beide partijen de kwaliteit vergelijken met de referentie.
Financiën
Meerwerk leidt vaak tot frustraties, bij de opdrachtgever omdat hij het niet verwachte en bij de opdrachtnemer omdat bijvoorbeeld de factuur wordt achtergehouden. Bekende voorbeelden zijn de verrekenbare hoeveelheden voor houtrotherstel en betonherstel. Maar ook de meerkosten als gevolg van een onderschat verfhechtingsprobleem.
Duidelijke verwijzing naar het bestek
Zorg in de algemene opdracht voor een duidelijke verwijzing naar het bestek met administratieve en technische voorwaarden. Neem in het bestek een meer-/minderwerkproces op zoals:
- alleen akkoord na schriftelijke opdracht;
- wekelijkse update en prognose tot einde werk van verrekenbare hoeveelheden;
- werkzaamheden die onder stelposten vallen eerst offreren en opdragen, dan uitvoeren.
Keuring bij oplevering
Voer binnen acht dagen na gereedmelding (UAV) een keuring uit of laat dit doen door iemand met verstand van zaken (met uitzondering van schilderwerk dat in overleg ca. acht tot twaalf weken na gereedmelding wordt gekeurd). Geef aandacht aan het volgende:
- Zijn alle werkzaamheden uitgevoerd? Dit controleer je onder andere door een goede rondgang te doen. De opdrachtnemer hoort zorg te dragen voor voldoende verlichting van het op te nemen werk.
- Voer een representatieve steekproef uit naar de kwaliteit van het werk. Registreer de waarnemingen en metingen, zowel de goede als de slechte.
- Leg de resultaten schriftelijk vast en geef duidelijk aan of het werk is opgeleverd.
Nieuwsgierig?
Neem dan eens vrijblijvend contact met ons op. We denken graag met je mee over kwaliteitscontrole tijdens de uitvoering en oplevering.
Elwin Buikema, Verf Advies Centrum
Tot slot
In onze blogs roeren we allerlei onderwerpen aan waar je bij onderhoud en beheer van vastgoed tegenaan loopt. Wat is jouw grootste ergernis of probleem op onderhoudsgebied? Mail het ons en wie weet geven we in een volgende blog antwoord.
