In een serie van vijf blogs nemen we je mee door het hele traject van werkvoorbereiding tot uitvoering. In deze eerste blog: het belang van goede informatie.
Plan van aanpak
Is er onderhoud gepland, of een renovatie? Dan heb je een plan van aanpak nodig. Je maakt dat zelf, vraagt het aan een aannemer of een adviseur. Je hebt projectinformatie nodig. Denk aan bouwkundige tekeningen, inventarisatie van asbest/chroom 6 of complexbeleid. Maar ook aan een inventarisatie van hoeveelheden, de huidige onderhoudsconditie, recente klachten van bewoners of gebruikers, beschikbaar budget, etc.
Zonder informatie aan de slag
Als onafhankelijk adviseur merken wij dat deze informatie (of gedeelten ervan) vaak wel bij een beheerder of eigenaar aanwezig is maar niet altijd wordt gedeeld met de werkvoorbereider (intern of extern). Wanneer hij zonder deze informatie toch aan de slag gaat, wordt de kans op een technisch en financieel passend plan van aanpak kleiner.
Oorzaken van onvoldoende informatieoverdracht
- Geen samenwerking: Er wordt niet naar gevraagd dus wordt het niet verstrekt.
- Slechte communicatie: De werkvoorbereider heeft onvoldoende contactmogelijkheden met de beheerder of de eigenaar, bijvoorbeeld omdat de aanbestedingsprocedure dat niet toelaat.
- Te veel werk: Documenten moeten bijvoorbeeld in een archief worden opgezocht en gedigitaliseerd.
- Bewust achterhouden: Als je geen informatie verstrekt kan je er ook niet op worden afgerekend.
Voorbeelden
- Bouwkundig onderhoud en schilderwerk worden voorbereid, geoffreerd en opgedragen. Bij aanvang van het werk wordt asbest en een vleermuizenbroedplaats vastgesteld, waarop het werk wordt stilgelegd. Bij navraag blijkt de opdrachtgever een asbestinventarisatierapport en een Quick scan flora en fauna in bezit te hebben. Er dient alsnog een omgevingsvergunning te worden aangevraagd met de nodige vertraging en extra kosten als gevolg.
- Tijdens de werkvoorbereiding wordt destructief onderzoek verricht om de detaillering van een constructie te achterhalen. Achteraf blijken goede detailtekeningen beschikbaar te zijn waardoor het onderzoek overbodig was geweest of beperkt had kunnen worden.
- Een onderzoeksrapport en een bestek zijn opgesteld. De aanbestedende organisatie besluit om het werk prestatiegericht aan te besteden waardoor het bestek niet meer van toepassing is. Het onderzoeksrapport maakt geen deel uit van de aanbestedingstukken en alle inschrijvers doen hetzelfde onderzoek opnieuw.
- Een inspectie schilderwerk is uitgevoerd waarbij op basis van de waarnemingen een onderzoek naar constructieve betonschade is geadviseerd. De opdrachtgever laat groot onderhoud voorbereiden maar geeft dit advies niet door. Het onderhoud wordt uitgevoerd en binnen enkele jaren ontstaat omvangrijke betonschade. De schadeoorzaken zijn onvoldoende onderkend door de uitvoerende partij.
- Bij de eigenaar/beheerder is niet duidelijk wie eindverantwoordelijk is voor de uitvraag. De afdeling inkoop heeft duidelijke richtlijnen opgesteld maar de aanbestedende afdeling voegt deze richtlijnen niet bij de uitvraag.
Wees niet te terughoudend
Wees als aanbesteder niet te terughoudend met het verstrekken van relevante informatie maar vermeldt duidelijk wie er verantwoordelijkheid voor draagt. Het is een gemiste kans om dubbele werkzaamheden en vertragingen te voorkomen en geld niet uit te geven.
Nieuwsgierig?
Neem dan eens vrijblijvend contact met ons op. We denken graag met je mee over leveranciersselectie en -management.
Elwin Buikema, Verf Advies Centrum
Tot slot
In onze blogs roeren we allerlei onderwerpen aan waar je bij onderhoud en beheer van vastgoed tegenaan loopt. Wat is jouw grootste ergernis of probleem op onderhoudsgebied? Mail het ons en wie weet geven we in een volgende blog antwoord.
